Une question que beaucoup d’indépendants se posent.
Le RGPD s’applique-t-il aux indépendants ?
Avec DMOuvrard, découvrez clairement quand et comment le RGPD concerne les travailleurs indépendants, quelles obligations ont-ils et quelles sont les étapes pratiques pour se mettre en conformité.
Pourquoi le RGPD concerne les indépendants ?
Le RGPD s’applique à toute personne physique ou morale qui traite des données personnelles de résidents de l’Union européenne, y compris les indépendants. En tant qu’indépendant, vous êtes responsable des traitements que vous mettez en œuvre, que vous recueilliez des contacts clients, envoyiez des newsletters, suiviez des visiteurs via des traceurs ou stockiez des fichiers clients.
Quelles sont les obligations concrètes pour un indépendant ?
- Tenir un registre des traitements…
- si le traitement n’est pas occasionnel ;
- si vous traitez des données sensibles ou relatives aux condamnations pénales ou infractions ;
- si vous effectuez des traitements à risque pour les droits et des libertés des personnes concernées.
- Dans les autres cas, le registre n’est pas obligatoire, mais il est néanmoins conseillé de documenter les principales activités de traitement pour prouver leur conformité.
- Fournir une information claire aux personnes concernées (mentions RGPD dans les formulaires de contact et emails, affichage éventuel d’une politique de confidentialité, etc.).
- S’assurer d’une base légale pour chaque traitement : consentement, exécution d’un contrat, intérêt légitime, obligation légale, etc.
- Ne pas collecter des données personnelles inutiles et les supprimer dès qu’elles ne sont plus nécessaires.
- Mettre en place des mesures de sécurité adaptées : chiffrement, sauvegardes, gestion des accès, mots de passe robustes.
- Gérer les droits des personnes : accès, rectification, suppression, limitation, portabilité et opposition.
- Mettre en place un registre des violations de données, et, si besoin, informer la CNIL et les personnes concernées en cas de violation de données.
- Conclure des contrats de sous-traitance conformes avec tout prestataire qui traite des données pour vous (hébergement, CRM, solutions de facturation).
Cas pratiques fréquents pour les indépendants
- Envoi d’une newsletter : il nécessite une base légale (consentement explicite ou intérêt légitime, selon le contexte) avec une information appropriée des personnes.
- Ne pas oublier de mettre en place un mécanisme de désinscription aussi simple que le consentement initial.
- Site web avec cookies et traceurs : obligation d’information, et, pour certains cookies, recueil du consentement préalable.
- Attention à leur enregistrement et à leur durée de conservation !
- Prestataires cloud et hébergement : contracter des clauses de sous-traitance, vérifier les garanties techniques et organisationnelles.
- Attention à l’utilisation de logiciels de prestataires hors UE, qui entrent généralement dans le cadre du transfert de données hors UE.
- Facturation et comptabilité : conservation limitée des données, accès restreint aux tiers.
- Être particulièrement vigilant sur la sécurité des données bancaires (RIB, n° de carte bancaire…).
Checklist rapide de mise en conformité RGPD pour indépendants
- Identifier les traitements et documenter leur base légale.
- Mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
- Gérer les consentements et offrir des mécanismes de retrait simples.
- Conclure des contrats de sous-traitance conformes.
- Préparer un processus pour répondre aux demandes des personnes (Droits RGPD).
- Réaliser un diagnostic RGPD pour prioriser les actions.
- Rédiger une politique de confidentialité claire et accessible.
Conclusion
Certes, le RGPD est une obligation pour les indépendants. Toutefois, il ne doit pas être perçu comme un frein mais plutôt comme un levier de conformité et de performance. Chez DMOuvrard, nous vous accompagnons pour transformer cette obligation en avantage stratégique.
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